Egyéb helyszínhez kötött szolgáltatás

 

Titkársági és asszisztensi szolgáltatások

      

       Vezérigazgatói asszisztencia keretein belül:

 

  • Beszámolók (beosztotti) begyűjtése és megküldése

  • Általános személyi asszisztencia: vezetők naptárkezelése, vezetői időgazdálkodás teljes szintű támogatása

  • Levelezés, kapcsolattartás, programszervezés (telefon konferenciák, találkozók)

  • Teljes körű utazásszervezés

  • Pénzügyi elszámolások (utazásokhoz, találkozókhoz kapcsolódó) készítése

  • Iratkezelés, névjegyrögzítés

  • Tagságok, előfizetések, szavazások bonyolítása, tudományos asszisztencia

     

    Titkársági szolgáltatás keretein belül:

     

  • Küldemények, futárok, vendégek fogadása, bonyolítás

  • Központi telefonszámra érkező hívások fogadása

  • Faxok és levelek iktatása, továbbítása, szkennelés

  • Bejövő levelek kezelése, levéltükör (szkennelt változat) készítése és megküldése a CEO-nak

  • Kimenő hivatalos levelek iktatása, szkennelése és nyilvántartása

  • Szerződések nyilvántartása (szkennelés, lefűzés)

  • Tudományos folyóiratok rendszerezése

  • Látogatók regisztrációja, vendégfogadáshoz kapcsolódó utazás-szervezés, étkeztetés

  • Tárgyaló üzemeltetése, foglalási/használati statisztika készítése

  • Egyéb teljes körű utazás-szervezés kimutatások készítése, utazási beszámolók bekérése, iktatása

  • Taxi csekk, irodaszer, reprezentációs ellátmány rendelése, raktár üzemeltetése

  • Költség-előrejelzések bekérése; elszámoltatás, számla-ellenőrzés, szükség szerint reklamáció

     

    Logisztika és facility management/épületüzemeltetés

     

  • Fuvarszervezés

  • Kiszállítási dokumentációk generálása

  • Kapcsolattartás szállítmányozó cégekkel

  • Vámügyintézés, kapcsolattartás Vámparancsnokságokkal

  • Közreműködés esetleges vámellenőrzésekben

     

    Facility management:

     

  • Belépőkártyák/vendégkártyák kezelése

  • kapcsolattartás az üzemeltetővel (iroda, illetve üzem, raktár bérleményekkel kapcsolatos hibajelenségek jelzése üzemeltető felé)

  • Egyéb helyhez kötött tevékenység igény szerint: árajánlatok bekérése, parkoló ügyintézés, energiafogyasztások ellenőrzése, iroda, illetve egyéb bérlemények rendeltetésszerű működésének rendszeres ellenőrzése, szükséges javítások megrendelése, a javítások minőségi átvétele.