Egyéb helyszínhez kötött szolgáltatás
Titkársági és asszisztensi szolgáltatások
Vezérigazgatói asszisztencia keretein belül:
-
Beszámolók (beosztotti) begyűjtése és megküldése
-
Általános személyi asszisztencia: vezetők naptárkezelése, vezetői időgazdálkodás teljes szintű támogatása
-
Levelezés, kapcsolattartás, programszervezés (telefon konferenciák, találkozók)
-
Teljes körű utazásszervezés
-
Pénzügyi elszámolások (utazásokhoz, találkozókhoz kapcsolódó) készítése
-
Iratkezelés, névjegyrögzítés
-
Tagságok, előfizetések, szavazások bonyolítása, tudományos asszisztencia
Titkársági szolgáltatás keretein belül:
-
Küldemények, futárok, vendégek fogadása, bonyolítás
-
Központi telefonszámra érkező hívások fogadása
-
Faxok és levelek iktatása, továbbítása, szkennelés
-
Bejövő levelek kezelése, levéltükör (szkennelt változat) készítése és megküldése a CEO-nak
-
Kimenő hivatalos levelek iktatása, szkennelése és nyilvántartása
-
Szerződések nyilvántartása (szkennelés, lefűzés)
-
Tudományos folyóiratok rendszerezése
-
Látogatók regisztrációja, vendégfogadáshoz kapcsolódó utazás-szervezés, étkeztetés
-
Tárgyaló üzemeltetése, foglalási/használati statisztika készítése
-
Egyéb teljes körű utazás-szervezés kimutatások készítése, utazási beszámolók bekérése, iktatása
-
Taxi csekk, irodaszer, reprezentációs ellátmány rendelése, raktár üzemeltetése
-
Költség-előrejelzések bekérése; elszámoltatás, számla-ellenőrzés, szükség szerint reklamáció
Logisztika és facility management/épületüzemeltetés
-
Fuvarszervezés
-
Kiszállítási dokumentációk generálása
-
Kapcsolattartás szállítmányozó cégekkel
-
Vámügyintézés, kapcsolattartás Vámparancsnokságokkal
-
Közreműködés esetleges vámellenőrzésekben
Facility management:
-
Belépőkártyák/vendégkártyák kezelése
-
kapcsolattartás az üzemeltetővel (iroda, illetve üzem, raktár bérleményekkel kapcsolatos hibajelenségek jelzése üzemeltető felé)
-
Egyéb helyhez kötött tevékenység igény szerint: árajánlatok bekérése, parkoló ügyintézés, energiafogyasztások ellenőrzése, iroda, illetve egyéb bérlemények rendeltetésszerű működésének rendszeres ellenőrzése, szükséges javítások megrendelése, a javítások minőségi átvétele.